Este recurso te ayudará a dar de alta a un nuevo empleado para facilitar tu proceso al momento de crear un recibo de nómina.

A continuación se explica el proceso para crear a un nuevo empleado:

1. Dentro de tu panel dirígete a la opción de Catálogos – Empleados.

2. Dentro del catálogo de empleados presiona en el botón de + Nuevo.

3. A continuación se muestra el formulario para ingresar la información del empleado que darás de alta. Una vez que hayas ingresado toda la información requerida, presiona en el botón “Agregar“.

Descripción de campos

• Tipo de empleado: Dejar así si es asalariado, activar si es un empleado de salario por asimilados.

Datos generales

• Grupo: Selecciona el grupo de empleado al que pertenecerá este empleado, si aún no las haz creado, puedes hacerlo en ese momento presionando en el signo de más.

• Número de empleado: Se debe registrar el número interno que le asigna el empleador a cada uno de sus empleados, para su pronta identificación, puede conformarse desde 1 hasta
  15 caracteres.

• Registro patronal: Se puede incorporar el registro patronal, clave de ramo – pagaduría o la que le asigne la institución de seguridad social al patrón. Se debe ingresar cuando se cuente con él o se esté obligado conforme a otras disposiciones aplicables. Puede conformarse desde 1 hasta 20 caracteres.

• Nombre(s): Agrega el nombre del empleado.

• Apellido Paterno: Agrega el apellido paterno del empleado.

• Apellido Materno: Agrega el apellido materno del empleado.

Datos para pago

• Periodicidad de pago: Se debe registrar la periodicidad de pago en que se realiza el pago del salario al empleado o trabajador asimilado. Cuando el tipo de nómina sea ordinaria, la periodicidad de pago debe ser distinta a Otra Periodicidad, si el tipo de nómina es extraordinaria, se debe registrar Otra Periodicidad, se usa en casos como aguinaldos, finiquitos ó cualquier pago diferente al pago normal del salario.

• Tipo jornada: Se puede registrar el tipo de jornada que cubre el trabajador durante el desempeño de las actividades encomendadas por su empleador.

• Status Sindicalizado: Se debe registrar el valor “Sí”, únicamente cuando el trabajador este asociado a un sindicato dentro de la organización en la cual presta sus servicios.

• Entidad federativa (donde se emite): Se debe registrar la clave de la entidad federativa en donde el trabajador prestó sus servicios al empleador.

• Tipo contrato: Se debe registrar el tipo de contrato laboral que tiene el trabajador con su empleador, en virtud del cual el trabajador se compromete a prestar sus servicios a cambio de una remuneración

• Método de pago: Se debe registrar Pago en una sola exhibición (PUE).

• Régimen de contratación: Se debe registrar el régimen por la cual el empleador tiene contratado al trabajador.

• Riesgo del puesto: Se debe registrar la clase en que está inscrito el empleador, de acuerdo con las actividades que desempeñan sus trabajadores, según lo previsto en el artículo 196 del Reglamento en Materia de Afiliación Clasificación de Empresas, Recaudación y Fiscalización, o conforme con la Normatividad del Instituto de Seguridad Social del trabajador.

• Selecciona un banco: Se puede registrar el banco en donde el empleador realiza el depósito de la nómina al trabajador o asimilado a salarios.

• Salario diario (integrado): Se debe registrar el importe del salario que se integra con los pagos hechos en efectivo por cuota diaria, gratificaciones, percepciones, habitación, primas, comisiones, prestaciones en especie y cualquier otra cantidad o prestación que se entregue al trabajador por su trabajo, de conformidad con el Art. 84 de la Ley Federal del Trabajo. (Se utiliza para el cálculo de las indemnizaciones). Si se trata de relaciones laborales no sujetas a la Ley Federal del Trabajo, aquí se asentará el salario que sirva de base de cotización para el cálculo de indemnizaciones. Por excepción, este dato no aplica cuando el empleador realice el pago a contribuyentes asimilados a salarios, no se sitúe en los supuestos contemplados en los artículos 12 y 13 de la Ley del Seguro Social, o bien, no tenga la obligación de registrar este dato en términos de las disposiciones aplicables.

• Pago por cuota diaria (efectivo):Se puede registrar el importe de la retribución otorgada al trabajador, que se integra por los pagos hechos en efectivo por cuota diaria, gratificaciones, percepciones, alimentación, habitación, primas, comisiones, prestaciones en especie y cualquiera otra cantidad o prestación que se entregue al trabajador por su trabajo, sin considerar los conceptos que se excluyen de conformidad con el artículo 27 de la Ley del Seguro Social, o la integración de los pagos conforme la normatividad del Instituto de Seguridad Social del trabajador. (Se emplea para pagar las cuotas y aportaciones de Seguridad Social). Por excepción, este dato no aplica cuando el empleador realice el pago a contribuyentes asimilados a salarios, no se sitúe en los supuestos contemplados en los artículos 12 y 13 de la Ley del Seguro Social, o bien no tenga la obligación de registrar este dato en términos de las disposiciones aplicables.

• Inicio de operación: Se debe registrar la fecha de inicio de labores.

• CLABE: Se puede registrar la clabe del banco receptor, no es un dato obligatorio pero si lo agregas el SAT valida el formato, si no es correcto te regresará error de la clabe.

• Puesto: Se debe registrar el nombre del puesto asignado al empleado o el nombre de
  la actividad que realiza.

• Departamento: Se debe registrar el nombre del departamento o área a la que pertenece el trabajador a la que está asignado, es decir, en donde desarrolla sus funciones.

Datos personales

• CURP: Se debe registrar la Clave del Registro Federal de Contribuyentes del empleado.

• RFC: Se debe registrar la Clave Única de Registro de Población del empleado.

• No. IMSS: Se debe registrar el número de seguro del empleado

• Calle: Se puede registrar la calle del domicilio del empleado.

• No. Exterior: Se puede registrar el número exterior del domicilio del empleado.

• No. Interior: Se puede registrar el número interior del domicilio del empleado.

• Código Postal: Se debe registrar el código postal del domicilio del empleado.

• Colonia: Se puede registrar la colonia del domicilio del empleado.

• Estado: Se puede registrar el estado del domicilio del empleado.

• Municipio: Se puede registrar el municipio del domicilio del empleado.

• Localidad: Se puede registrar la localidad del domicilio del empleado.

• Email: Se puede registrar el correo electrónico del empleado.

4. En caso de que el empleado sea de tipo Salario por asimilados, deberás activar esta opción, para deshabilitar los campos que no corresponden a su registro.

Si todo es correcto, el sistema mostrará un mensaje de confirmación indicando que el empleado fue agregado exitosamente.

Un grupo de empleados se utiliza para clasificar a los empleados de acuerdo a su tipo, puesto o como mejor convenga al momento de realizar los recibos de nómina.

A continuación te explicamos como es el proceso de creación de un grupo de empleados:

1. Dentro del panel, en el menú izquierdo, presiona en Catálogos – Grupos de empleados.

2. A continuación presiona en el botón + Nuevo.

3. Se abrirá una nueva ventana, ingresa el Nombre del grupo.

4. Finalmente, presiona en Crear grupo. Aparecerá una nueva ventana con la leyenda de Grupo agregado exitosamente.

⚠️ Atención. No se pueden eliminar grupos de empleados, sólo editar o desactivar, esto con el fin de conservar la información de los recibos de nómina ya generados.

Recomendación. Antes de generar un recibo de nómina, es necesario haber generado al menos un grupo de empleados y tener registrado al menos a un empleado.

Recomendación. Es necesario tener agregada la información de nómina en la sección Detalles de tu empresa antes de timbrar tu nómina, esta información es la del patrón.

1. Dirígete al menú izquierdo dentro de tu panel y presiona en la opción Nóminas, a continuación presiona en Nueva. En esta sección se visualiza el formulario para la creación de una Nueva Nómina.

2. Ingresa la información requerida en cada campo.

Recomendación. No olvides que todos los campos marcados con (*) asterisco rojo son obligatorios, por lo que debes llenarlos para poder timbrar la nómina.

Continúa a la siguiente página para revisar de qué trata cada campo.

Campos generales para la nómina

A continuación se explican los campos de la primer sección de la nómina:

• Grupo de empelados: Este primer campo define los empleados a los que les realizarás la nómina, al seleccionar el grupo, aparecen los empleados que integran al mismo. Puede contener desde 1 empleado hasta “N” empleados. No tiene un límite. Revisa aquí, cómo generar un grupo de empleados.

• Serie: Campo que se llena de manera automática al crear nueva nómina, define la serie para la nómina, por defecto, en facturaonline.mx se tiene la serie NOM para nómina, si deseas definir otra serie, puedes hacerlo antes de crear la nómina, aquí cómo crear una nueva serie.

• Tipo de Nómina: Por defecto aparece la opción “Nómina ordinaria” pero también puedes seleccionar “Nómina extraordinaria”, depende del caso.

  • Nómina ordinaria: Es aquélla que contiene las percepciones que recibe el personal de la empresa de forma regular, por ejemplo, sueldos y salarios. Se calcula para los periodos regulares de pago ya sea, semanal, catorcenal, quincenal o mensual.

  • Nómina extraordinaria: Se refiere a aquellos pagos que se realizan a los trabajadores con una periodicidad distinta a los del salario, es decir, que no son movimientos fijos. Se utiliza para pagar nóminas de diferente periodicidad o percepciones que no son comunes de pagar en las nóminas ordinarias como pueden ser: Aguinaldo.

• Versión de CFDI: por defecto aparece 4.0, ya que es la versión en la que se debe timbrar la nómina.

• Fecha inicial: Se debe registrar la fecha inicial del periodo de pago, debe de ser menor o igual a la Fecha final. Para el caso de nóminas extraordinarias, se puede señalar como Fecha inicial y Fecha final la misma, es decir, la del día en que se realice el pago al trabajador. Se expresa en la forma AAAA-MM-DD de acuerdo con la especificación ISO 8601.

• Fecha final: Se debe registrar la fecha final del periodo de pago, debe ser mayor o igual a la Fecha inicial. Para el caso de nóminas extraordinarias como aquella en la que se paga la PTU, el aguinaldo, indemnización o pagos como resultado de la ejecución de un laudo, se puede señalar como Fecha inicial y Fecha final, la misma fecha, es decir, la del día en que se realice el pago al trabajador. Se expresa en la forma AAAA-MM-DD de acuerdo con la especificación ISO 8601.

• Fecha de pago: Se debe registrar la fecha en que efectivamente el empleador realizó el pago (erogación) de la nómina al trabajador. Se expresa en la forma AAAA-MM-DD de acuerdo con la especificación ISO 8601.

• Concepto: Se debe describir el tipo de pago, puedes agregar cualquier título que sea descriptivo para tu nómina, por ejemplo: “Primer quincena de octubre”.

• Campos para Entidad SNCF: Este campo sólo aplica para las entidades federativas, municipios, así como sus respectivos organismos autónomos y entidades paraestatales y paramunicipales. Se debe registrar el origen del recurso (ingresos propios, ingresos federales o ingresos mixtos):

  • Ingresos propios: Son los ingresos pagados por entidades federativas, municipios o demarcaciones territoriales de la Ciudad de México, organismos autónomos y entidades paraestatales y paramunicipales con cargo a sus participaciones u otros ingresos locales.

  • Ingresos federales: Son los ingresos pagados por entidades federativas, municipios o demarcaciones territoriales de la Ciudad de México, organismos autónomos y entidades paraestatales y paramunicipales con recursos federales, distintos a las participaciones.

  • Ingresos mixtos: Son los ingresos pagados por entidades federativas, municipios o demarcaciones territoriales de la Ciudad de México, organismos autónomos y entidades paraestatales y paramunicipales con cargo a sus participaciones u otros ingresos locales y con recursos federales distintos a las participaciones.

    • Monto recurso propio: Cuando se señale que el origen del recurso es por ingresos mixtos, se debe registrar únicamente el importe bruto de los ingresos propios, incluyendo el total de ingresos gravados y exentos. El valor de este dato debe ser menor que la suma de los campos Percepciones y Otros Pagos.

Continúa en la siguiente página para revisar cómo llenar la información por cada empleado.

Sección por empleado (percepciones, deducciones y otros pagos)

En la sección de cada empleado, se debe indicar las percepciones, deducciones u otros pagos, según sea el caso de cada uno. Es obligatorio agregar al menos una percepción y el subsidio causa en ceros en otros pagos.

Nota. El número de días lo calcula el sistema con la fecha inicial y final, es posible cambiar este dato directo, también se modifica al cambiar las fechas inicial y final.

Continúa en la siguiente página para revisar cómo agregar las percepciones en cada empleado.

Percepciones

En esta sección se pueden expresar las percepciones aplicables. Al presionar en “Percepciones“, se abre una nueva ventana, ingresa la información requerida y presiona en “Agregar“.

Atención. Al clasificar percepciones o deducciones como gravados o exentos, se debe tener cuidado en sólo clasificar como gravados los conceptos que así lo sean en términos de las disposiciones legales aplicables. “Los premios por puntualidad no son ingresos exentos, son totalmente gravados”. SAT guía de llenado página 42 – Nodo:Percepciones.

A continuación se explican los campos del apartado percepciones:

• Tipo de percepción: Se debe seleccionar el tipo de percepción bajo la cual se clasifica cada una de las percepciones pagadas al trabajador. Las opciones que observas, son la descripción de la clave que el SAT designa para cada tipo de percepción; al seleccionar una, el sistema agrega la clave que le corresponde, esta clave está designada por el SAT.

• Clave: Se debe registrar la clave de control interno que asigna el patrón a cada percepción de nómina propia de su contabilidad, puede conformarse desde 3 hasta 15 caracteres.

 Nota. En el campo clave, ingresa la clave de control interno que lleves en tu contabilidad para cada percepción, deducción u otro pago. Ésta debe estar compuesta desde 3 hasta 15 caracteres.

• Descripción: Se debe registrar la descripción de cada uno de los conceptos de percepción. Se ingresa el nombre o descripción específica que dé el patrón de cada uno de los conceptos de percepción pagado al trabajador que corresponda, esta descripción puede o no coincidir con el tipo de percepción seleccionado.

• Importe gravado: Se debe registrar el importe gravado por cada concepto de percepción pagada al trabajador de conformidad con las disposiciones fiscales aplicables. El importe gravado debe ser mayor a cero.

• Importe exento: Se debe registrar el importe exento por cada concepto de percepción pagada al trabajador de conformidad con las disposiciones fiscales aplicables. El importe exento debe ser mayor a cero.

Al presionar en el botón “Agregar“, se verá reflejada la información ingresada en el empleado correspondiente. Es posible Editar o Eliminar la información que ya se agregó.

Deducciones

En esta sección se pueden expresar las deducciones aplicables. Al presionar en “Deducciones“, se abre una nueva ventana, ingresa la información requerida y presiona en “Agregar“.

A continuación se explican los campos del apartado deducciones:

• Tipo de deducción: Se debe seleccionar el tipo de deducción que clasifica cada una de las deducciones (descuentos) del trabajador. Las opciones que observas, es la descripción de la clave que el SAT designa para cada tipo de deducción; al seleccionar una, el sistema agrega la clave que le corresponde, esta clave está designada por el SAT.

• Clave: Se debe registrar la clave de control interno que asigna el patrón a cada deducción (descuento) de nómina propia de su contabilidad, puede conformarse desde 3 hasta 15 caracteres.

• Descripción: Se debe registrar la descripción de cada uno de los conceptos de deducción. Se ingresa el nombre o descripción específica que dé el patrón de cada uno de los conceptos de deducción (descuentos) realizados al trabajador que corresponda, esta descripción puede o no coincidir con la descripción del catálogo tipo deducción.

 Atención. Es importante considerar que, aunque la descripción no coincida textualmente con el tipo de deducción, se debe cuidar que el concepto utilizado si tenga relación y sea concordante con la descripción de dicho catálogo del tipo de deducción que corresponda.

• Importe: Se debe registrar el importe de un concepto de deducción (descuento) y debe ser mayor que cero.

Al presionar en el botón “Agregar“, se verá reflejada la información ingresada en el empleado correspondiente. Es posible Editar o Eliminar la información que ya se agregó

Otros pagos

En esta sección se puede expresar la información detallada de otro pago. Al presionar en “Otros pagos“, se abre una nueva ventana, ingresa la información requerida y presiona en “Agregar“.

A continuación se explican los campos del apartado otros pagos:

• Tipo: Se debe seleccionar el tipo agrupador correspondiente a otras cantidades recibidas por el trabajador en el periodo que abarca el comprobante, mismas que deberán registrarse como datos informativos y no se suman a las percepciones obtenidas por el trabajador, ya que no son ingresos acumulables para este.

 Recomendación. Cuando se realicen pagos que no sean ingresos acumulables, para el trabajador y sean distintos a las claves “001”, “002”, “003”, “004” y “005” se debe registrar la clave “999”.

Nota. Recuerda que para facilitar la selección del tipo, te mostramos la descripción del mismo para seleccionar, al hacerlo se agrega con la clave que le corresponde y que puedes revisar aquí a qué se refiere cada clave mencionada en la recomendación anterior.

• Clave: Se debe registrar la clave de control interno que asigna el patrón a cada concepto -otro pago- propia de su contabilidad, puede conformarse desde 3 hasta 15 caracteres.

• Descripción: Se ingresará el nombre o descripción específica que dé el patrón de cada uno de los conceptos de otras cantidades percibidas por el trabajador que corresponda, esta descripción puede o no coincidir con la descripción del catálogo tipo otros pagos.

• Importe: Se debe registrar el importe de un concepto de otro pago percibidos por el trabajador.

Caso: Subsidio para el empleo

El subsidio para el empleo, es un beneficio fiscal otorgado a los trabajadores que obtienen ingresos por sueldos y salarios menores a la tarifa establecida por el SAT, esa información la puedes consultar en el anexo 8 de la Resolución Miscelánea Fiscal vigente.

Atención. Por disposición del SAT en todos los casos donde se paguen conceptos de sueldos y salarios (Régimen de contratación “002” Sueldos, incluye asimilados a salarios señalados en la fracción I del artículo 94 de LISR), se validará que el recibo de nómina contenga el apartado de subsidio para el empleo, aun y cuando el subsidio para el empleo sea “0”.

En facturaonline.mx es necesario agregarlo con la cantidad 0.0, sólo en el caso de que el subsidio causado no aplique, de lo contrario el SAT regresa este error:

NOM226: El elemento Otro Pago no contiene un atributo Tipo Otro Pago con la clave 002 o se registró junto con otro atributo Tipo Otro Pago con clave 007 o 008.

Timbrar la nómina

Si todo es correcto, procedemos a timbrar la nómina, continúa en la siguiente página.

Repite el proceso para cada uno de los empleados del grupo.

Puedes agregar más empleados, aunque no pertenezcan al grupo, se despliegan todos los que tengas registrados en tu catálogo Empleados.

Si la nómina se generó correctamente, el sistema te llevará al Historial de nómina, donde se verá la nueva nómina generada.

 Nota. Recuerda que los documentos fiscales de la nómina del empleado son enviados correo del mismo, ese correo se toma del correo registrado cuando agregaste al empleado.

En cada nómina generada podrás ver, descargar los archivos (PDF y XML), cancelar, enviar por correo los documentos fiscales de la nómina al empleado (en caso de ser necesario), así como generar una nueva nómina a partir de una nómina ya creada.

Cómo identificar los errores en la nómina

Si al revisar en el historial la nómina que acabas de timbrar y observas un signo de exclamación en la columna Status, entra a revisarla presionando en en botón Opción – Abrir.

Si observas un mensaje de error y el botón dice “Error“, esos empleados no fueron timbrados, puede pasar que algunos se timbren y otros no, si es así, revisa el error e identifica lo que debes corregir, para ello puedes consultar la matriz de errores del SAT disponible aquí.

Recomendación. Recuerda que puedes clonar la nómina y agregar el concepto faltante o modificar y volver a mandar a timbrar, esto te ahorrará tiempo.